Pengelola Arsip Diskominfo Staper Kutim Dibekali Ilmu Pengelolaan Arsip Dinamis dan Collaboration Skill
BALIKPAPAN - Kearsipaan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pembuatan laporan, pengambilan keputusan, pertanggungjawaban, penilaian dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Maka berkenaan dengan itu, Dinas Komunikasi Informatika Statistik dan Persandiaan (Diskominfo Staper) Kabupaten Kutai Timur (Kutim) menghadiri undgangan Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis dan Pelatihan Collaboration Skill pada Perangkat Daerah (PD) yang diselenggarakan oleh Salam Gemilang Karya (SGK).
Kegiatan yang digelar selama tiga hari, mulai 21 - 23 Agustus 2024 dan diikuti para staff pengelola Arsip apda Diskominfo Staper Kutim tersebut dibuka resmi oleh Kepala Diskominfo Staper Kutim Ronny Bonar Hamonangan Siburian, di Grand Jatra Balikpapan, Kamis (22/8/2024).
Dalam kesempatan itu, Kepala Diskominfo Staper Kutim Ronny Bonar mengatakan, dilaksanakannya Bintek tersebut untuk sama-sama membenahi arsip di yang ada kantor. Menurut Ronny Bonar selama ini pengelolaan arsip belum sempurna dalam penyusunannya. Terutama dalam hal arsip kepegawaian.
“Belum lagi berbicara tentang arsip aset yang selama ini dari perpindahan Dishubkominfo dan menjadi Dinas Dishub dan Diskominfo Perstik pertama kali pada tahun 2017. Saya ingatkan kenapa ini menjadi penting? Karena memang selama ini kita kadang menganggap bahwa arsip itu hal yang muda dan gampang. Padahal itu sangat penting untuk kita,” tutur Ronny yang sebelum pernah menjadi Sekretaris pada Dinas yang dipimpinnya sekarang.
Untuk dirinya meminta para peserta Bimtek untuk benar-benar mengikuti dengan fokus dan serius. Sehingga apa yang dipelajari bisa diterapkan dengan baik dalam pengelolaan arsip.
“Saya berharap betul-betul kalian mengikuti kegiatan ini dan saya minta kepada pak Taufiq sebagai narasumber untuk bisa menyampaikan bagaimana sistem pengelolaan arsip tersebut dan bagaimana cara memudahkan kita menyimpan arsip tersebut. Dan pada saat dibutuhkan data tersebut. Saya ingatkan kepada Bagian Umum dan Kepegawaian karena data pegawai itu sangat penting, ini belum bicara data yang simpannya secara manual dengan data yang sifatnya secara digital.
Apalagi dalam era global ini, arsip itu tidak lagi dalam bentuk hardcopy. Artinya bahwa kalian harus bisa bagaimana cara menyimpan arsip secara digitalisasi,” terangnya.
Kenapa Sistem Informas Pemerintahan Daerah (SIPD) sekarang selalu discand?Supaya sata tidak akan pernah hilang datanya, lanjut Ronny Bonar.
“Dan kenapa kegiatan ini sangat penting? untuk diadakan dan untuk diikuti terutama yang di bidang-bidang saya berharap ikutilah secara benar, fokus, serius sehingga kita bisa mendapatkan pengatahuan yang maksimal. Karena inilah satu jembatan, satu sarana untuk kita menambahkan ilmu tentang kearsipan.Selama ini kita selalu memggampangkan, padahal sesuatu yang kita gampangkan jika terselip sedikit jatuh semua,” tegasnya.
Terkahir ia mengingat untuk tidak menunda-nunda pekerjaan. Apalagi terkait penyimpan arsip.
“Apabila sesuatu itu harus disimpan, tolong jangan ada bahasa nanti dikerjakan. Langsung disimpan jangan membiasakan untuk menunda pekerjaan untuk menyimpan. Karena kalau terbiasa menunda menyimpan, maka kita lupa juga kita simpan data tersebut dimana. Terutama bidang statistik saya ingatkan karena data-data itu sangat penting. Jadi saya berharap kegiatan hari ini menjadi kegiatan yang sangat penting dan menjadi perhatian untuk kita semua,” pungkasnya.
Penulis : Wak Hedir
#Footnote
Kabupaten Kutai Timur adalah salah satu kabupaten di Provinsi Kalimantan Timur, di Indonesia. Ibu kota kabupaten ini terletak di Sangatta. Kabupaten ini memiliki luas wilayah 35.747,50 km² atau 17 persen dari luas Provinsi Kalimantan Timur. Kabupaten Kutai Timur yang terbentuk sejak 12 Oktober 1999 berdasarkan UU. 47 Tahun 1999 ini memiliki jumlah penduduk 425.613 jiwa (semester 1 tahun 2022), terdiri dari 18 kecamatan, 139 desa definitif, 11 desa persiapan dan 2 kelurahan.